São dois programas com o mesmo nome e o mesmo arquivo, e gente boa perde tempo descobrindo isso no meio de um trabalho urgente. O Excel instalado no computador e o Excel Online, que roda no navegador, abrem a mesma planilha, mas não fazem as mesmas coisas.

Este artigo é sobre onde está a diferença e como decidir qual usar.

O resumo, antes dos detalhes

O Excel Online é gratuito, roda no navegador e é melhor para trabalhar junto com outras pessoas. O Excel instalado é pago, roda na máquina e é o único que faz automação, modelagem pesada e tudo o que envolve suplemento.

Na prática, quem usa Excel a trabalho precisa do instalado. O Online entra como complemento, não como substituto.

O que o Excel Online não faz

Macros e VBA

Esta é a diferença que mais pega gente desprevenida. O Excel Online abre um arquivo com macros e preserva as macros ao salvar, mas não executa nenhuma. Botões param de funcionar e o editor do VBA não existe no navegador.

Se a sua planilha depende de macro, ela precisa do Excel instalado.

Power Query e Power Pivot

Não existem no navegador. Consultas já criadas continuam no arquivo e são preservadas, mas você não consegue criar, editar nem atualizar pelo Online. O mesmo vale para o modelo de dados do Power Pivot e para medidas em DAX.

Suplementos tradicionais

Suplementos COM, como Solver e Análise de Dados, e qualquer suplemento instalado na máquina não aparecem no Online. Existe uma loja de suplementos própria do navegador, com outro conjunto de ferramentas.

Recursos espalhados pela interface

Vários itens menores também ficam de fora ou aparecem numa versão reduzida: alguns tipos de gráfico, cenários e atingir meta, agrupamento de planilhas, formatação mais detalhada e parte dos recursos de impressão. A Microsoft muda essa lista com frequência, quase sempre acrescentando coisas ao Online.

Arquivos grandes

O Online tem limite de tamanho de arquivo e fica lento bem antes do Excel instalado. Planilha de dezenas de milhares de linhas com fórmulas pesadas é trabalho para o programa na máquina.

O que o Excel Online faz melhor

Várias pessoas na mesma planilha ao mesmo tempo

Esta é a razão de ele existir. No Online, duas ou mais pessoas editam juntas e cada uma vê o cursor da outra andando pelas células, sem aviso de arquivo bloqueado e sem versão "final_v2_revisado".

O Excel instalado também tem coautoria quando o arquivo está no OneDrive ou no SharePoint, mas é no navegador que ela funciona de forma mais previsível.

Nada para instalar, em qualquer sistema

Funciona no Windows, no Mac, no Linux e no tablet, com um navegador e uma conta Microsoft. Serve para abrir uma planilha no computador de um cliente ou na máquina emprestada.

Salva sozinho, e guarda o histórico

No Online tudo é gravado na hora, e o arquivo mantém histórico de versões. Perder trabalho por fechar sem salvar simplesmente não acontece.

É gratuito

Basta uma conta Microsoft. Não precisa de assinatura do Microsoft 365.

O arquivo é o mesmo

Os dois trabalham com .xlsx, e não existe conversão no meio do caminho. Você edita no navegador, baixa, abre no programa instalado e continua, sem perder formatação nem fórmula.

O ponto de atenção é o que o Online não consegue editar: macros e consultas ficam no arquivo, intactas, mas dormindo até ele voltar para o Excel instalado.

Como decidir

Use o Excel instalado quando houver macro, Power Query, Power Pivot, Solver, volume grande de dados ou formatação de relatório para impressão.

Use o Excel Online para revisar uma planilha junto com alguém, para preencher um formulário compartilhado, para abrir um arquivo numa máquina que não é sua e para qualquer planilha simples que várias pessoas alimentam.

Muita equipe usa os dois no mesmo arquivo: a planilha mora no OneDrive, quem monta a estrutura trabalha no programa instalado, e quem só preenche entra pelo navegador.

Perguntas frequentes

Abrir no Online apaga minhas macros?

Não. O arquivo continua com as macros depois de editado e salvo no navegador. Elas só não rodam lá.

Dá para usar o Excel Online sem internet?

Não. Ele depende da conexão. Para trabalhar sem internet, use o programa instalado.

Qual dos dois tem as funções novas, como PROCX e LAMBDA?

Os dois têm, desde que a conta seja do Microsoft 365. O que define a existência da função é a versão, não o formato. Um Excel 2019 instalado não tem PROCX, e o Online tem.

E o aplicativo de celular?

É uma terceira versão, mais limitada que o Online. Serve para consultar e fazer ajustes pequenos, não para montar planilha.